Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija no 21. līdz 23. jūlijam īstenoja trīs dienu prototipēšanas laboratoriju un dizaina darbnīcu „Valsts pārvaldes pārmaiņu prakses”.
Šī gada pirmajā pusē Inovācijas laboratorija īstenoja dizaina programmu „Dizains kompleksiem birokrātijas izaicinājumiem”, kuras ietvaros tapa deviņas prakses, kas palīdz valsts pārvaldei saglabāt tiesiskumu un vienlaikus kļūt cilvēcīgākai, jēgpilnākai un vieglāk lietojamai. Prakses aptver tādas tēmas kā drošas sarunas spriedzes situācijās, kopīga nodoma meklēšana starp iestādēm un lietotāja pieredzes kartēšana. Prototipēšanas laboratorija un dizaina darbnīca īstenotas kā nākamais solis prakšu ieviešanas posmā.
Inovācijas laboratorija izsludināja pieteikšanos valsts pārvaldes Inovācijas ekspertu tīkla dalībniekiem, īpaši aicinot vidējā un augstākā līmeņa vadītājus. Katrs dalībnieks bija aicināts pieteikt savu profesionālo izaicinājumu ar kuru strādāt vasaras skolas laikā. Kopskaitā 30 dalībnieki no 27 publiskā sektora iestādēm, tostarp pašvaldībām, augstskolām, valsts kapitālsabiedrībām un nevalstiskajām organizācijām, trīs dienas strādāja individuāli, grupās un pāros.
Trīs dienu dizaina darbnīcā Jāņa Ķīnasta vadībā secīgi tika iziets cauri visām deviņām „Valsts pārvaldes pārmaiņu praksēm”. Pirmajā un pēdējā dienā tās papildināja prototipēšanas laboratorija – LEGO® SERIOUS PLAY® metode fasilitatores Līgas Lindenbaumas vadībā.
Prototipēšanas laboratorija
Izstāsti, uzraksti, uzzīmē, uzbūvē – tā īsi varētu raksturot darbu prototipēšanas laboratorijā trīs dienās. Pirmajā dienā fasilitatores Līgas Lindenbaumas vadībā katrs dalībnieks uzbūvēja sava izaicinājuma metaforas modeli, izmantojot LEGO® SERIOUS PLAY® metodi. Rezultātā tas kļuva ne tikai par dalībnieka izaicinājuma attēlojumu, bet par domāšanas un dialoga partneri, palīdzot ieraudzīt savu lomu sistēmā, lietotāju pieredzi, tostarp arī nākotnes lietotāju un iespējamos pārmaiņu virzienus. Darbnīca notika, ievērojot strukturētu metodisko rāmi un vienkāršus noteikumus: uzklausi, nesteidzies glābt un sniedz konstruktīvu atgriezenisko saiti.
LEGO® SERIOUS PLAY® (turpmāk – LSP) ir strukturēta, fasilitēta domāšanas un dialoga metode, ko izmanto gan individuālā, gan komandu darbā, aptverot plašu tēmu loku. Viens no pamatelementiem ir LEGO® izmantošana domu iemiesošanai telpiskā modelī. Prototipēšanas laboratorijā Līgas vadībā LSP tika izmantots pirmās dienas sākumā, veidojot metaforu par izaicinājuma pašreizējo stāvokli, un noslēgumā, kad katrs modelēja, kā šis stāvoklis mainīsies, sperot pirmo īstenošanas soli. Vienlaikus, dalībnieku metaforas modelis palika centrā visas dienas.
Dizaina darbnīca
Trīs dienās dalībnieki secīgi izgāja cauri deviņām „Valsts pārvaldes pārmaiņu praksēm”. Katra prakse kļuva par atsevišķu sesiju ar konkrētu darba jautājumu, ar kuru dalībnieks strādāja pie sava izaicinājuma. Piemēram, kā runāt par spriedzi, pirms tā kļūst par konfliktu, kā domāt un iesaistīt tos, kurus lēmumi skars nākotnē, kam ārpus iesaistītajām pusēm ir tiesības "iejusties" risinājumā un kā pārbaudīt, vai joprojām veicamais rada vērtību.
Katras prakses atziņas dalībnieks pievienoja savam metaforas modelim, pakāpeniski to papildinot un raugoties uz to no jauna skatpunkta. Grupā dalībnieki stāstīja, kas modelī mainījies, kā arī uzklausīja citu sadzirdēto. Darbā pāros dalībnieki netieši apguva prasmi klausīties – nesteigties ar padomu, bet palīdzēt otram strukturēt domāšanu par uzbūvēto un aprakstīto problēmu. Noslēgumā, balstoties visā trīs dienās piedzīvotajā, katrs dalībnieks pārdomāja, kā viņš zinās, ka viņa rīcībai ir rezultāts un kā radītās izmaiņas piedzīvos citi.
Kompleksas problēmas reti ir tikai procesu, normatīvu vai tehnoloģiju jautājumi. Tās ir arī attiecību sistēmas. Veidojot telpisku metaforas modeli, dalībnieki spēja vienlaikus ieraudzīt elementus, to savstarpējās attiecības, spriedzes, robežas un līdz šim neapzinātus pieņēmumus.
No modeļa uz pirmo soli
Noslēguma sarunās dalībnieki atzina, ka vērtīgs nebija pats modelis, bet tas, ko būvēšana, runāšana un rakstīšana lika ieraudzīt – kas ir centrā, kā to redz un sadzird citi, kas iztrūkst un ko izaicinājums patiesībā tiecas atrisināt. Kādam grūtāk bija iztēloties nākotnes lietotāju vai uzklausīt otra skatpunktu, jo pašam risinājuma pirmais solis šķiet pašsaprotams un tomēr vēl precizējams. Prototipēšanas laboratorija un dizaina darbnīca tādējādi nav vienreizējs pasākums, bet metode un sistēmisks atbalsta rīku kopums tālākajam darbam tiem, kas sapratuši, ka administratīvie instrumenti kompleksa izaicinājuma priekšā vairs nav pietiekami. Modelis šeit ir metafora un domāšanas instruments, kas ļauj tuvoties nezināmajai nākotnei, nevis gala rezultāts.
