Latvijas iedzīvotājiem, kuri dzīvo vai uzturas ārvalstīs, līdz šim ziņošana par svarīgiem dzīves notikumiem – laulībām, bērna piedzimšanu vai citas valsts personas koda saņemšanu – bieži bijusi sarežģīta un laikietilpīga. Lai padarītu procesu ērtāku, Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde (PMLP) pieteica šo izaicinājumu Valsts kancelejas digitālo pakalpojumu inovāciju sprintam.
Inovācijas sprinta mērķis bija izstrādāt prototipu jaunam e-pakalpojumam, kas atvieglotu informācijas sniegšanu par notikumiem ārvalstīs. “Ceram, ka iedzīvotāji varēs vienkāršoti un ērti iesniegt ziņas Fizisko personu reģistram, līdzīgi kā šobrīd tas notiek ar dzīvesvietas deklarēšanu,” stāsta Kristīne Prūse, PMLP Personu datu apstrādes departamenta Personu datu kvalitātes un uzskaites nodaļas vadītāja un sprinta komandas pārstāve. “Ja informāciju nebūs iespējams aktualizēt tiešsaistē, to Fizisko personu reģistrā ievadīs PMLP darbinieki, pamatojoties uz personas e-pakalpojumā iesniegtajiem dokumentiem.”
Koprades laikā komanda izmantoja dizaina domāšanas pieeju, pielietojot dažādas metodes – intervijas, fokusgrupu diskusijas, lietotāju profilu un ceļu izstrādi, kā arī LEGO® SERIOUS PLAY® un pielāgotu World Café pieeju. “Sarežģītākais bija vienoties par to, kā izskatīsies pakalpojums – kādas darbības lietotājam būs jāveic un kādus procesus nodrošinās PMLP. Tas prasīja daudz diskusiju un kopīgas analīzes,” stāsta Lelde Silava, dizaina komandas vadītāja.
Darba gaitā tika izstrādāts klikšķināms prototips, kas lietotājiem ļauj izvēlēties notikumu (piemēram, laulības reģistrēšana), ievadīt informāciju, pievienot dokumentus un iesniegt tos tiešsaistē. Prototipā paredzēta arī iespēja pārskatīt un aktualizēt savus datus Fizisko personu reģistrā.
Prototipa testēšanā piedalījās Latvijas pilsoņi, kuri dzīvo ārvalstīs. Viņi atzinīgi novērtēja dizainu, krāsas un vienkāršo izkārtojumu, īpaši izceļot dokumentu augšupielādes iespēju ar QR kodu. Tajā pašā laikā tika identificēti aspekti, pie kuriem nepieciešams turpināt darbu – piemēram, skaidrāka informācija par juridiskajām niansēm, kas dažkārt ir pašsaprotamas tikai speciālistiem. “Daudzi cilvēki vienkārši nezina, ka viņiem vispār jāsniedz šāda informācija. Tas mums lika domāt plašāk – ne tikai par pakalpojuma izpildi, bet arī par komunikāciju,” norāda Lelde Silava.
Sprinta komanda atzīst, ka viens no lielākajiem ieguvumiem bijusi sadarbība starp dažādu jomu speciālistiem: juristiem, IT analītiķiem, klientu apkalpošanas speciālistiem un dizaineriem. “Tas ļāva rast kopīgu redzējumu un stiprināja izpratni par to, kā uzlabot valsts pakalpojumus,” uzsver Kristīne Prūse.
PMLP plāno uzsākt e-pakalpojuma izstrādi 2026. gada sākumā, un, ja viss noritēs veiksmīgi, lietotājiem tas būs pieejams 2027. gada vidū. Jaunais risinājums nodrošinās aktuālas ziņas Fizisko personu reģistrā, ātrāku datu apmaiņu un izmaksu samazinājumu gan valsts pārvaldei, gan lietotājiem. “Zinām, ka turpināsim izmantot šādas metodes. Saruna un sadarbība starp departamentiem ir atslēga kvalitatīviem pakalpojumiem,” uzsver Kristīne Prūse. “Mēs esam lepni par paveikto un gatavi spert nākamo soli, lai valsts pakalpojumi kļūtu cilvēkiem tuvāki un saprotamāki.”
PMLP Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “Pašapkalpošanās risinājums ziņu aktualizēšanai Fizisko personu reģistrā par ārvalstīs reģistrētiem notikumiem” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
