E-adreses lietošana juridiskām personām jau vairākus gadus ir obligāta prasība, tomēr mazāk kā puse to izmanto. Valsts digitālās attīstības aģentūra (VDAA) sadarbībā ar Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistru (UR) un Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministriju (VARAM) digitālo pakalpojumu inovācijas sprintā meklēja risinājumu, kā padarīt e-adresi ērtāk un plašāk lietojamu, lai gala risinājums atbilstu lietotāju vajadzībām.
Laima Ķiece-Vlada, VDAA E-adreses nodaļas vadītāja un arī sprinta komandas vadītāja stāsta, ka komanda pievērsās trīs galvenajām juridisko personu grupām: sabiedrībām ar ierobežotu atbildību, zemnieku saimniecībām un biedrībām. Lietotāju pieredzes izzināšanai apzināti iekļauta reālā laika testēšana – vairāki ar sprintu nesaistīti cilvēki izmēģināja testa vidē portāla Latvija.gov.lv e-adreses sadaļas funkcionalitāti. “Satikšanās ar lietotājiem bija veiksmīga un noderīga, jo tā bija iespēja satikt īstus cilvēkus ar pavisam reālām vajadzībām. Tajā brīdī sapratām, ka mūsu pieņēmumi ne vienmēr ir pareizi. Cilvēki parādīja, kur navigācija ir sarežģīta un kāpēc e-adreses aktivizācijas process rada neskaidrības. Tieši šie atklājumi mums deva pamatu konkrētiem uzlabojumiem,” piebilst dizaina komandas pārstāve, fasilitatore Nameda Zemīte. Izmantotās metodes ļāva saskatīt ne tikai tehniskās problēmas, bet arī cilvēku paradumus un motivāciju iesaistīties. “Tikšanās bija veiksmīgas, jo noskaidrojām, kas lietotājiem ir vajadzīgs un kā viņu dzīvi padarīt vieglāku,” atzīst Nameda.
Viena no lietotāju pieredzes un testēšanas procesa dalībniecēm bija Dace Markovska, aktīva portāla Latvija.gov.lv un e-adreses lietotāja. “Man šie uzlabojumi ir ļoti svarīgi. Līdz šim portāls šķita sarežģīts un smagnējs, tāpēc būtiski, lai pakalpojumi būtu ērti, vienkārši un saprotami,” stāsta Dace. Ikdienā viņa e-adresi izmanto regulāri gan kā fiziska persona, gan kā uzņēmuma valdes locekle. Inovācijas sprintā Dace tika iesaistīta esošās situācijas testēšanā, aptaujās un prototipa pārbaudē. “Man patika, ka procesā iesaistītās puses uzklausīja manu viedokli. Varēju izteikt novērojumus no parasta lietotāja skatu punkta, un redzēju, ka idejas tiek ņemtas vērā un ieviestas,” viņa piebilst.
Prototipa testēšanas laikā Dace pārliecinājusies, ka jaunā e-adreses funkcionalitāte būs ērtāka un lietotājam saprotamāka. “Ļoti labi, ka e-adrese turpmāk tiks automātiski izveidota jaunā uzņēmuma reģistrēšanas procesā UR – tas būs liels ieguvums uzņēmējiem.” Kā vēl vienu būtisku soli viņa min iespēju sagatavot un saglabāt e-rēķinus e-adresē, kas, viņasprāt, būtiski atvieglos ikdienas darbu un veicinās digitālās komunikācijas attīstību.
VARAM Valsts pakalpojumu un datu pārvaldības departamenta direktora vietniece Ilona Bumbiere uzsver, ka lietotāju iesaiste bija ļoti vērtīga: “Lietotāju izpētes laikā visvairāk izcēlās tieši informācijas nodrošināšanas, uzlabošanas vajadzības – gan pašas e-adreses izveidošanas informācijas atspoguļošanā valsts pārvaldes resursos, gan arī pakalpojuma izpildes procesa soļos.”
VDAA pārstāve Laima Ķiece-Vlada norāda, ka inovācijas sprinta rezultāti jau devuši pamatu konkrētiem uzlabojumiem, un e-adrese tiks automātiski izveidota, reģistrējot uzņēmumu: “Sprints palīdzēja saprast, ka ir izaicinājumi, taču tie ir risināmi. Kad persona plānos UR pašapkalpošanās platformā izveidot savu uzņēmumu, tam tiks automātiski piešķirta e-adrese, kurā tiks saņemts viss, kas uz uzņēmumu attieksies saziņai ar valsts un pašvaldības iestādēm.”
VDAA, UR un VARAM Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “Risinājums e-adreses lietošanas veicināšanai juridiskām personām” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
