Publiskajā telpā diskusijas par vajadzību mazināt birokrātiju šobrīd skan visos līmeņos un no visdažādākajiem avotiem. Uz šī daudzbalsīgā fona Uzņēmumu reģistrs (UR) kopā ar domnīcu Laser Valsts kancelejas (VK) Inovācijas sprinta ietvaros ir ķēries problēmai pie ragiem pavisam konkrēti: turpinot ar lielāku jaudu un vērienu risināt UR jau pirms 10 gadiem iesākto, bet līdz galam nerealizēto birokrātijas ierobežošanu, izskaužot sarežģītas un laikietilpīgas procedūras. Diskusijas palīdz, ja tas koncentrējas uz rezultātu un virza politisko atbalstu pārmaiņām, kam citā laikā nebūtu sabiedroto.
Pirmajā sprinta sesijā komanda identificēja virsmērķi – ieviest vienkāršus un jēgpilnus procesus un pakalpojumus –, izkartēja iesaistīto pušu lomu dažādos posmos un apzināja riskus un iespējas. Tālākie soļi bija problēmas lokalizēšana un veiksmīgu risinājumu apzināšana citās nozarēs, kas šķiet iedvesmojošas un piedāvā lielisku lietotāja pieredzi. “Dati, nevis dokumenti!” ir viens no UR vadītājas Laimas Letiņas vadmotīviem šajā darbā. Viņa ar entuziasmu vada sprinta komandu, velta šai iniciatīvai laiku un ir sirsnīgi ieinteresēta veiksmīga iznākuma īstenošanā. “Atlikušie būtiskie izaicinājumi ir spēja atteikties no lietām, kas iepriekš ir darītas, un pieņemt, ka var darīt savādāk. Idejas par to, kā īstenot vienkāršu, jēgpilnu pakalpojumu, ir bijušas arī agrāk, bet tās nav izdevies ieviest praksē. Tāpēc arī izvēlējāmies Inovācijas sprintu, lai atrastu jaunus veidus, kā prototipēt un palaist darbojošos procesu uzņēmumu reģistrācijai”.
Sadarbība un kopīgas intereses
Par domnīcas Laser interesi un iesaisti birokrātijas mazināšanā stāsta tās vadītājs Daunis Auers, kurš piedalās arī Valsts prezidenta kancelejas veidotajā Latvijas konkurētspējas komisijā: “Tā ir viena no mūsu darba tēmām. Malvīne Stučka un Iveta Reinholde ir autores jaunākajam Laser pētījumam par administratīvo slogu, ar zinātnisku pieeju un funkciju pārskatīšanu. Valsts prezidenta kancelejā runājām, ka būtu lieliski pilotēt birokrātijas mazināšanu kādā konkrētā projektā. Mums ienāca prātā UR un tā vadītāja, kas gan ar šo jautājumu jau nodarbojas, gan varētu būt atvērta sadarbībai VK Inovācijas sprintā. Laimas mērķis ir uzlabot UR pakalpojumus, savukārt mūsu mērķis ir izstrādāt metodoloģiju, ko izmanto arī citās institūcijās, lai to varētu mērogot, tāpēc mēs kopā ejam šo ceļu!”.
Riski un bažas
Inovācijas sprinta procesa sākumā ir svarīgi apzināties riskus, tajā skaitā pretestību izmaiņām. Kā to uzrunāt? “Galvenais izaicinājums ir laiks, jo birokrātijas mazināšana ir saistīta ar kultūras maiņu, domāšanas veidu – no stingrāku birokrātisku aktu formas uz klientu orientētāku, atvērtāku, sabiedrībai pieejamāku valsts pārvaldi, kas runā vienkāršā valodā. Tas prasa ne tikai IT rīku ieviešanu, bet arī kultūras maiņu. To sagaida gan klienti, gan sadarbības partneri, gan politiskā vadība”, saka Laima.
KMV jeb kā mēs varētu?
Sprinta sākumā pieaicināto ekspertu interviju laikā fasilitatore Liene Grenevica rosināja iegriezt dzirdētos izaicinājumus konstruktīvā gultnē, aicinot komandu izvirzīt jautājumus “Kā mēs varētu?” un pēc tam balsot par kritiskākajiem attiecībā uz izvirzītā ilgtermiņa mērķa sasniegšanu, lai no visa izveidotajā kartē attēlotā procesa varētu fokusēties uz būtiskāko daļu un izvirzīt to par šī sprinta mērķi.
Liene organizē komandas darbu, izmantojot dažādas radošas metodes, tajā skaitā skicēšanu un vizualizēšanu, aicinot meklēt inovatīvus risinājumus citās nozarēs un atskatīties uz UR iepriekšējiem izaicinājumiem un iepriekš nerealizētām, bet daudzsološām idejām. Komanda ir līkumota un izaicinājumiem pilna ceļa sākumā. Vēlam viņiem veiksmi un gaidīsim rezultātu!
