“Liepāja būs vieda, zaļa pilsēta, inovāciju līdere!” atbildot uz jautājumu par to, kā redz savu dzīvesvietu pēc pāris gadiem, pirmajā Valsts kancelejas (VK) rīkotajā inovācijas sprinta sesijā saka dalībnieki, kuri par sava projekta mērķi izvirzījuši atbrīvošanos no papīra lietošanas pašvaldībā visur, kur vien tas iespējams. “Radīt vērtīgas ērtības iedzīvotājiem” ir kodolīgs moto, kas izšķiļas komandas pirmajā prāta vētrā. Liepāja ir viena no pirmajām Latvijas pilsētām, kas izveidojusi aplikāciju, ar kuras palīdzību iedzīvotāji ziņo par bedrēm ielās, nosprostotām ietvēm un citām praktiskām problēmām, un saņem atgriezenisko saiti no pašvaldības, kas ziņo par progresu lietas risināšanā un publicē skaidrojumus vai atbildes uz jautājumiem. “Aplikācija ir populāra, palīdz iedzīvotājiem ērti ziņot par nebūšanām, bet pilsētas dienestiem – tās novērst, lai arī ir vairāk darba,” saka Liepājas valstspilsētas izpilddirektors Ronalds Fricbergs, kurš vada inovācijas sprinta komandu un sirsnīgi atbalsta sprinta uzdevumu.
Šajā grupā ir pārstāvji no dažādām Liepājas pašvaldības iestādēm, un viņi atzīst, ka daudzi procesi pašvaldībā jau ir pilnībā elektronizēti un labi strādā, piemēram, konkursi uz līdzfinansējumu sporta un kultūras jomās. Savukārt citos gadījumos iedzīvotājiem iespējams iesniegumus rakstīt gan papīra, gan elektroniskā formātā, un daudzi izvēlas papīru, jo jāpievieno papilddokumenti. “Papīrs ātri noveco,” secina dalībnieki, un dažreiz liekas, ka līgumi par bērnu dalību nometnēs sadrukāti pirms vairākiem gadiem, lai pietiktu vēl vairākus gadus uz priekšu.
Problēmas precizējums, kas izkristalizējās pirmajās inovācijas sprinta darba sesijās un pēc apjomīgas lietotāju aptaujas – vienota izpratne par to, ko tieši nozīmē “bezpapīra pašvaldība”. Cilvēkiem ir bažas, vai tad tas nozīmēs, ka papīra formātā neko vairs nedrīkstēs iesniegt? Īsā atbilde – drīkstēs arī turpmāk, kur nav citu iespēju un cienot dažādu sabiedrības grupu izvēles, tajā pat laikā palīdzot un apmācot lietot digitālos rīkus.
Viss sākas ar vadītāju
Jebkādu pārmaiņu ieviešanai kritiski svarīgs ir vadības atbalsts. To atzīst arī Liepājas inovācijas sprinta sesijas dalībnieki. “Viss sākas ar vadītāju. Vadītājs kā piemērs, kas gan iedvesmo, gan pieprasa,” ir citāti no sprinta dalībnieku salīmētajām lapiņām uz darba tāfeles. Kāpēc Liepājas pašvaldības izpilddirektoram, administrācijas vadītājam bija svarīgi būt klāt šajā projektā? Stāsta Ronalds Fricbergs: “Es pašvaldībā strādāju daudzus gadus, vēroju procesus un to, kā laiki, dzīve un tehnoloģijas ir gājušas uz priekšu. Piedaloties vienā Eiropas Savienības projektā, sasniedzām labus rezultātus, iemācījāmies skatīties uz lietām citādāk, un arī šis jau ir par paradumu maiņu. Sapratām, ka administrācijā varam strādāt videi draudzīgāk, ātrāk apkalpot iedzīvotājus, un mēs gribam šo praksi izplatīt visās pašvaldības iestādēs. Tāpēc mums bija svarīgi iesaistīties un iegūt skatu no malas caur šo inovācijas sprinta projektu. Galvenais – pašam ir jānotic, un es ticu idejai, redzu tur potenciālu, kur un kā mēs varam mainīties. Tas viss ir iespējams!”
Riski: nevēlēšanās mainīt paradumus
Katrai lietai nav jābūt izdrukātai, ja to var nedarīt. Jāstrādā ar apziņas maiņu, atzīst inovācijas sprinta dalībnieces un dalībnieki, kuri ikdienā savās darba vietās saskaras ar kolēģu prasību visu izdrukāt un salikt mapēs. Svarīgi saprast šī paraduma cēloņus, piemēram, grāmatvežu bailes no revīzijas. Digitālie risinājumi ietaupa laiku un naudu, lai ātrāk veiktu konkrētas darbības, un lietas, ko var izdarīt digitāli, nav jādublē papīra formātā. Papīrs nav drošāks par digitāli parakstītu dokumentu, lai arī tā ir pierasts, un nebūs, ko ielikt mapē! No vadības puses, savukārt, ir “burkānu” un “pātagu” klāsts, ko likt lietā, lai virzītu visus uz kopīgu mērķi.
Dziļāk
Inovācijas sprinta sesijas dalībnieki kopā izveidoja LEGO modeli, attēlojot situāciju, kas notiktu, ja ilgtermiņā netiktu ieviestas pārmaiņas. Tajā bēdīgs “karalis” sēž papīru kalna tronī un skatās, kā “nauda izmesta miskastē”, kamēr iedzīvotāji pārceļas uz citu pašvaldību, kur dzīve ir “zaļāka”. Tas palīdzēja iedziļināties problēmās un paredzēt iespējamās sekas neveiksmīga risinājuma gadījumā. Skats uz problēmsituāciju caur empātijas prizmu palīdz labāk saprast problēmu no dažādu iesaistīto pušu – klientu, darbinieku, partneru – perspektīvas.
Liepājas pašvaldības komanda fasilitatores Elīnas Bušmanes vadībā nākamajos inovācijas sprintos ienirs dziļāk problēmas šķetināšanas viļņos, radīs prototipus un meklēs atbildes. Kolēģi ir vienojušies par prototipu veidu un saturu, paredzēts izveidot “Digitālo Špikeri” – skaidrojošu digitālu materiālu par bezpapīra pašvaldības būtību un papildinošiem elementiem – rīcības plānu vadītājiem, bonusu sistēmu. “Man patīk procesa vieglums un disciplīna – ja kādam uzdevumam ir 10 minūtes, tā arī ir!” inovācijas sprintu darbu komentē komandas vadītājs Ronalds Fricbergs. Veiksmīgu procesu un rezultātu!
Par inovācijas laboratoriju
Inovācijas laboratorija ir Valsts kancelejas veidota iniciatīva, kuras mērķis ir sekmēt inovācijas kultūru valsts pārvaldē, sniedzot metodisku atbalstu. Laboratorijas organizētie ikgadējie sprinti dalībniekiem sniedz iespēju fasilitatoru jeb neitrālu piesaistītu ekspertu vadībā pilnveidot savu inovācijas kompetenci, daudzpusīgi izzināt iestādei aktuālo problēmu, kā arī meklēt un testēt iespējamos risinājumus sadarbībā ar visām jautājumā iesaistītajām pusēm. Koprades procesa mērķis ir attīstīt lietojamu – cilvēka vajadzībām atbilstošu, ērtu un saprotamu – risinājumu.
Inovācijas sprinti tiek īstenoti Latvijas Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna investīciju projekta “Publiskās pārvaldes inovācijas eko-sistēmas attīstība” ietvaros. Investīciju projekta īstenošanas laikā kopumā paredzēts organizēt 15 inovācijas sprintus (2023. – 2025.)
