Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldē (PMLP) ik dienu tiek saņemti jautājumi, kas saistīti ar Latvijas valstspiederīgo dzīves situācijām un notikumiem ārvalstīs: laulības noslēgšanu, šķiršanos, bērna piedzimšanu, tuvinieku nāvi. Sarakste ar jautājumiem un atbildēm, risinot konkrēto situāciju, aizņem daudz laika un citus resursus. PMLP to apzinās un Valsts kancelejas digitālo pakalpojumu inovācijas sprinta ietvaros apņēmusies izstrādāt jaunu e-pakalpojumu šo jautājumu risināšanai.
Inovācijas sprinta laikā PMLP komanda pieredzējušu lietotāju pieredzes dizaineru un fasilitatoru vadībā apkopoja vairākus reālus diasporas pārstāvju stāstus, kas palīdzēja iezīmēt pakalpojuma izaicinājumus. Daži piemēri – Līga, kura dzīvo Londonā, pēc laulībām nebija paziņojusi par uzvārda maiņu un vēlējās, lai pakalpojumu var izmantot bez e-paraksta. Anna, studente ASV, meklēja skaidru informāciju un atbalstu, iesniedzot dokumentus pēc laulībām. Savukārt Jānis, 85 gadus vecs Latvijas pilsonis Apvienotajā Karalistē, saskārās ar neziņu par to, kā ziņot par sievas nāvi. Šie piemēri parāda, cik svarīga ir skaidra informācija un vienkārša piekļuve digitālajiem risinājumiem.
Sandis Šrāders inovācijas sprintā piedalījās lietotāja lomā un sprinta gaitā vairākās tiešsaistes sesijās dalījās ar savu pieredzi, izteica ieteikumus uzlabojumiem un testēja jaunā e-pakalpojuma izmēģinājuma versiju. Viņš ar ģimeni dzīvojis ārpus Latvijas vairākās valstīs, tur dzimuši divi viņa bērni, un dokumentus un personas koda iegūšanu viņš kārtojis caur mūsu vēstniecībām. Abos gadījumos viņam bija skaidrs, kas jādara, bet nevarēja izvairīties no braucieniem uz Latvijas pārstāvniecībām. Ideāli būtu, ja visu varētu nokārtot elektroniski, viņš saka, un to paredz arī topošais PMLP e-pakalpojums. Sandis vairākkārt uzsver, ka informācijai jābūt pasniegtai maksimāli ērti un saprotami, lai tajā būtu viegli orientēties, citādi cilvēki to vienkārši nelietos.
Diasporas pārstāvji, kuri piedalījās lietotāju koprades sesijās, nāca klajā ar idejām, kā papildus motivēt izbraucējus sniegt par sevi ziņas, piemēram, informējot par savu dzīvesvietu ārzemēs vienlaikus dot piekrišanu saņemt informāciju par citiem Latvijas valstspiederīgajiem, kuri dzīvo netālu. Tas būtu kā ieguvums, kas dotu ieguldījumu kopienas veidošanā un saiknes ar Latviju stiprināšanā. Kopumā Sandis atzinīgi vērtē savu piedalīšanos inovācijas sprintā un to, ka, veidojot jaunu informācijas sistēmu, tiek domāts par to, kā jūtas tās potenciālie lietotāji.
Lietotāji inovācijas sprinta laikā izteica ierosinājumus ne tikai par konkrētā e-pakalpojuma funkcionalitāti un saturu, bet kā to popularizēt, jo daudzi cilvēki, izbraucot uz ārzemēm, nemaz nezina, ka viņiem Latvijas valsts iestādēm par sevi kaut kas jāziņo. Viņiem svarīga ir ne tikai pakalpojuma izpilde, bet piemērota komunikācija, piemēram, izplatot informāciju lidmašīnās vai lidostās ar QR kodu vai drukātu materiālu palīdzību, kā arī diasporas vidū populārās interneta vietnēs.
Lietotāju uzklausīšana palīdzēja sprinta komandai labāk izprast problēmu un cilvēku vajadzības dažādās dzīves situācijās. “PMLP līdz šim lietotāju pieredzei nebija pievērsusi tik lielu uzmanību. Šoreiz lietotāju viedoklis bija mūsu darba centrā,” uzsver Kristīne Prūse, PMLP Personu datu apstrādes departamenta Personu datu kvalitātes un uzskaites nodaļas vadītāja. “Mūsu mērķis, iesaistoties sprintā, bija atrisināt šādus praktiskus jautājumus un radīt ērtu, vienkāršā valodā veidotu rīku,” viņa piebilst. Jaunā e-pakalpojuma izstrādi plānots uzsākt jau 2026. gadā un padarīt lietotājiem pieejamu 2027. gada vidū.
PMLP Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “Pašapkalpošanās risinājums ziņu aktualizēšanai Fizisko personu reģistrā par ārvalstīs reģistrētiem notikumiem” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
