Kuģniecības nozarē informācijas aprite starp valsts institūcijām un komersantiem līdz šim bijusi sadrumstalota – identiski dati nereti bija jāiesniedz atkārtoti vairākās sistēmās, un institūciju sadarbība nebija pietiekami efektīva. Šāda situācija radīja apgrūtinājumus gan kuģu un kravu aģentiem, gan iestādēm, kas veic formalitāšu kontroli kuģu piestāšanai Latvijas ostās. Lai rastu risinājumu, Satiksmes ministrija (SM) pieteica šo izaicinājumu Valsts kancelejas digitālo pakalpojumu inovācijas sprintam. Mērķis – vienkāršot informācijas aprites procesu kuģniecībā, samazinot dublējošos darbības soļus un uzlabojot sistēmu savstarpējo sadarbību.
Kā skaidro SM Jūrlietu departamenta vecākā referente Olita Magone, līdz šim informācijas plūsma starp kuģi, ostu un valsts iestādēm bijusi ne tikai sarežģīta, bet arī laikietilpīga: “Katrs kuģis, kas dodas no punkta A uz ostu B, sniedz milzīgu daudzumu informācijas – gan ostām, gan valsts institūcijām, gan kontrolējošām iestādēm. Vidēji katram kuģim jāiesniedz sešpadsmit dažādas deklarācijas, lai saņemtu atļauju piestāt jebkurā no ostām. Laiks ir nauda, un, ja šis process nav ātrs un ērts, tas nozīmē reālus zaudējumus komersantiem.”
Sprinta komanda analizēja plašu problēmu loku – sākot ar datu dublēšanos un beidzot ar normatīvā regulējuma sarežģītību. “Secinājām, ka līdzšinējā sadarbība bijusi apgrūtināta, jo iesaistīto pušu ir pārāk daudz un normatīvais regulējums ir sadrumstalots – direktīvas, regulas, nacionālie un iekšējie noteikumi. Tas kavē elastīgu risinājumu ieviešanu,” norāda Magone.
Būtisku pienesumu inovācijas sprinta gaitā deva plašā sadarbības partneru iesaiste: VSIA “Latvijas Jūras administrācija”, Rīgas Brīvostas pārvalde, Ventspils Brīvostas pārvalde, VID Muitas pārvalde, Valsts robežsardze, kā arī jūrlietu nozares sabiedriskās organizācijas un komersanti. “Dizaina domāšanas pieeja mums palīdzēja pārkāpt institucionālās robežas – pirmo reizi tik lielas iestādes kā Valsts robežsardze, Muitas dienests, Satiksmes ministrija un ostu pārvaldes strādāja vienā komandā. Metodes, ko izmantojām sprintā – kopīgā vizualizācija, diskusijas, darbs ar “lapiņām un shēmām” – ļāva paskatīties uz procesu citām acīm un saprast to kopumā,” stāsta Magone.
Dizaina komandas pārstāve, fasilitatore un pakalpojumu dizainere Jeļena Solovjova uzsver, ka sprintā izmantotās metodes ir bijušas noderīgas visām iesaistītajām pusēm: “Mijiedarbība ar klientiem, iesaistītajām pusēm un lietotājiem ir būtiska, lai ikviens saprastu savu nozīmi kopējā procesā. Šajā sprintā lielu uzsvaru likām arī uz kartēšanas metodēm, kā, piemēram, pakalpojumu rasējumu, kas ļauj sarežģītos, daudzdimensiju procesus padarīt vienkāršākus un vieglāk uztveramus. Sprinta komanda vērtēja sistēmu no visām perspektīvām, kas ļāva izprast klientu vajadzības un pakalpojuma kopumā.”
Sprinta laikā komanda nonāca pie secinājuma, ka galvenais virziens turpmākajam darbam ir vienotas digitālās vides izveide jūrniecības sektoram, kas aptvertu procesus, kas saistīti ar kuģu ienākšanu ostā un kuģa iziešanu no ostas, kā arī tā darbības ostās: kravu apstrādes, pasažieru pārvadājumu, kontroles un drošības procesus. “Šī vienotā digitālā vide būs milzīgs ieguvums gan valsts iestādēm, gan komersantiem. Mēs jau esam panākuši vienošanos, ka tā tiks veidota, un tas, mūsuprāt, ir viens no nozīmīgākajiem šī sprinta rezultātiem,” uzsver Magone.
Inovācijas sprinta noslēgumā tika noteiktas prioritātes, kas kalpos par pamatu konkrētām izmaiņām normatīvajā regulējumā. “Mazākais, ko jau esam paveikuši, – Satiksmes ministrija ir iesniegusi Ministru kabinetā noteikumu projektu, kurā daļa lieko funkciju ir svītrota,” atklāj Magone. Inovācijas sprinta rezultātā tiks izstrādāts arī vizuāli saprotams materiāls ar priekšlikumiem sistēmas pilnveidei. Šos priekšlikumus paredzēts iesniegt SM vadībai un izmantot turpmākā digitālās vides attīstībā, lai nodrošinātu ilgtspējīgu un lietotājiem draudzīgu informācijas aprites risinājumu visai Latvijas kuģniecības nozarei.
SM Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “Kuģošanas informācijas aprite: ceļš uz konkurētspēju un efektivitāti” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
