Šobrīd, pasūtītājam izsludinot iepirkumu, dati jāievada divās informācijas sistēmās – Elektronisko iepirkumu sistēmā un Publikāciju vadības sistēmā – tērējot laiku, ko prasa dubultā datu ievade, kā arī lieki pagarinot iepirkumu izsludināšanas procesu. Iepirkumu uzraudzības birojs (IUB) pieteicās Valsts kancelejas digitālo pakalpojumu inovācijas sprintam ar mērķi vienkāršot iepirkumu izsludināšanas procesu, mazinot pasūtītājiem administratīvo slogu, paātrinot iepirkumu izsludināšanu un nodrošinot informācijas pieejamību vienuviet.
Ilze Kundziņa, Dizaina komandas pārstāve un fasilitatore, stāsta, ka sprinta pamatā bija koprade – gan sprinta komandai strādājot iekšēji, gan tiekoties ar lietotāju. Savukārt, lai saprastu lietotāju vajadzības, tika izmantotas dažādas izpētes metodes. Bija arī atsevišķas tikšanās ar iesaistītajām pusēm (ministrijām un citām valsts iestādēm), lai saprastu katra īpašo viedokli. Komanda arī aplūkoja līdzīgus piemērus Igaunijā un Somijā. “Viens no interesantākajiem brīžiem bija kopīga tikšanās ar lietotājiem, kuri saskarās ar iepirkumu problemātiku. Lietotāji ir ļoti dažādi, ar atšķirīga mēroga pieredzi, no maziem līdz lielām iestādēm. Lielākais izaicinājums būs paradumu maiņa, jo lietotāji ir pieraduši iet vienu ceļu, bet mēs viņus gribam vadīt citu ceļu, un esošo ir vieglāk iet nekā jaunu,” smaidot saka Ilze.
Sprinta komandas pārstāve, IUB vadītāja vietniece, Juridiskā departamenta direktore Evija Mugina kā vienu no vērtīgākajam pieredzēm dizaina pieejas procesā min intensīvo lietotāju pieredzes izzināšanu: “Lai arī tas bija diezgan laikietilpīgs, interesants un izaicinošs ceļš, tas bija mums vērtīgs ieguvums – uzklausīt, ņemt vērā lietotāju vēlmes un atrast labāko risinājumu.” Lietotāji šajā inovācijas sprintā ir valsts iestādes, kapitālsabiedrības, pašvaldības, un tām ir atšķirīgs kompetenču līmenis iepirkumu jautājumos un darbā ar iepirkumu sistēmām.
“Mums darba gaitā bija gan pārsteigumi, gan satricinājumi, jo viena no dizaina sprinta neatņemamām sastāvdaļām ir dalībnieku izprovocēšana domāt ārpus ierastajiem rāmjiem,” savu kā fasilitatora lomu komentē Dizaina komandas dalībnieks Jānis Ķesa. Viņš novēl sprinta komandai veiksmīgi pārvarēt izaicinājumus, kas saistīti ar vairāku iesaistīto valsts iestāžu sastrādāšanos, “lai tie nekļūtu par šķērsli apmierinātam lietotājam”.
“Pēc sprinta noslēguma mēs ceram iegūt dizaina modeli, ko tālāk var attīstīt sistēmās, lai panāktu sistēmu lielāku savstarpēju integrāciju un lietotājam būtu sajūta, ka viņš strādā vienotā sistēmā. Faktiski mēs plānojam pāriet uz vienotu elektronisko iepirkumu sistēmu, kurā gan izsludināt, gan iesniegt piedāvājumus,” Evija Mugina iezīmē nākotnes nolūkus, kā plānots pielietot inovācijas sprinta laikā radīto risinājumu un pieredzi.
IUB Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “E-iepirkumu procesu vienkāršošana” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
