Ikdienā daudzās iestādēs un uzņēmumos ir jāveic iepirkuma procedūras, kas bieži vien ir laikietilpīgas un sarežģītas. Lielākā problēma saistīta ar to, ka dati jāievada divās dažādās sistēmās: Elektronisko iepirkumu sistēmā (EIS) un Publikāciju vadības sistēmā (PVS). Tas ievērojami palielina administratīvo slogu un nereti pagarina iepirkumu izsludināšanas laiku. Lai to risinātu, Iepirkumu uzraudzības birojs (IUB) piedalījās Valsts kancelejas digitālo pakalpojumu inovācijas sprintā, kura gaitā izstrādāti uzlabojumi, lai padarītu e-iepirkumu procesu vienkāršāku un lietotājiem draudzīgāku.
Inovācijas sprinta pamatā bija koprade – gan komandas iekšējais darbs, gan tikšanās ar lietotājiem un iesaistītajām pusēm. Lai labāk izprastu vajadzības, tika izmantotas dažādas izpētes metodes un analizēti piemēri arī no Igaunijas un Somijas. “Viens no interesantākajiem brīžiem bija kopīga tikšanās ar lietotājiem. Lielākais izaicinājums būs paradumu maiņa, jo vieglāk ir turpināt pa vecam nekā sākt ar jauno,” komentē dizaina komandas pārstāve un fasilitatore Ilze Kundziņa.
Izpētes laikā kāda lietotāja, kura ir ilgstoši strādājusi ar abām sistēmām, atzina, ka ikdienā bieži sastopas ar funkcionalitātes pretrunām starp EIS un PVS. Šīs pretrunas rada papildu darbu, manuālu datu ievadi un palielina kļūdu risku. Viņa dalījās savā pieredzē un norādīja, ka jauni risinājumi, kas automatizētu datu sinhronizāciju starp abām sistēmām, būtiski samazinātu manuālo darbu un kļūdu iespējamību.
Dizaina domāšanas metodoloģija kļuva par galveno instrumentu, lai identificētu problēmas un izstrādātu risinājumus. Šī pieeja balstījās uz ciešu sadarbību ar iesaistītajām pusēm no dažādām institūcijām. Daudzi no dalībniekiem piedalījās visās sprinta aktivitātēs – no darba grupām un kopradēm līdz intervijām un praktiskiem prototipu testiem. “Lielākais ieguvums no šī sprinta bija iespēja pārstāvēt gan pasūtītāju, gan piegādātāju intereses, lai izstrādātu risinājumu, kas būtu izdevīgs visiem lietotājiem,” uzsvēra lietotāja. “Jauni risinājumi palīdzēs uzlabot darbu efektivitāti, ļaujot lietotājiem koncentrēties uz analītiskākiem uzdevumiem, nevis atkārtotām darbībām”.
Pēc sprinta beigām IUB plāno izstrādāt un ieviest vienotu e-iepirkumu sistēmu, kas apvienotu gan iepirkumu izsludināšanu, gan piedāvājumu iesniegšanu vienā platformā. “Mēs mērķējām uz sistēmu, kas nodrošinātu ātru un vienkāršu procesu visiem lietotājiem,” piebilda Evija Mugina, IUB vadītāja vietniece. Šī pieeja tika pozitīvi novērtēta no sprinta dalībnieku un lietotāju puses. Inovācijas sprinta procesā piedalījās entuziastiski, pieredzējuši nozares profesionāļi, kuri aktīvi piedalījās ideju ģenerēšanā un risinājumu izstrādē.
IUB Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “E-iepirkumu procesu vienkāršošana” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
