“Latvenergo” Iepirkumu daļas speciāliste Kristīna Egle Valsts kancelejas digitālo pakalpojumu inovācijas sprintā par e-iepirkumu procedūru vienkāršošanu piedalījās lietotājas lomā. Viņas pamatdarbs jau vairāk nekā piecus gadus ir cieši saistīts ar datu publicēšanu Valsts digitālās attīstības aģentūras (VDAA) Elektronisko iepirkumu sistēmā (EIS) un Iepirkumu uzraudzības biroja Publikāciju vadības sistēmā (IUB PVS), tāpēc viņai šī inovāciju sprinta tematika ir īpaši būtiska. “Ikdienā novēroju vairākas nepilnības, kuras vēlos uzlabot, lai abas sistēmas kļūtu intuitīvākas un saprotamākas gan pasūtītājiem, gan piegādātājiem,” par savu motivāciju piedalīties saka Kristīna.
“Strādājot ar iepirkumu dokumentiem, bieži sastopos ar funkcionalitātes pretrunām starp VDAA EIS un IUB PVS, kas prasa papildu laiku, manuālu risinājumu meklēšanu un risku kļūdīties, ievadot datus laukos, kas nav lietotājiem intuitīvi uztverami. Šī pieredze padara inovācijas sprintu par īpaši svarīgu iespēju uzlabot sistēmu ērtību visiem lietotājiem. Ja jaunā platforma ļaus automatizēti sinhronizēt publikāciju datus starp EIS un PVS, tas būtiski samazinās manuālo darbu un kļūdu pieļaušanas risku. Tāpat sistēma tiks vienkāršota – tā kalpos kā ceļvedis, kā rezultātā mazāk pieredzējuši kolēģi varēs vieglāk orientēties sistēmā, un mans/citu iepirkumu speciālistu resurss tiks efektīvāk izmantots stratēģiskām darbībām.”
Kristīne uzskata, ka uzlabota lietotāja pieredze samazinās nogurumu no atkārtotām darbībām un ļaus koncentrēties uz analītiskākiem uzdevumiem, veicinot darba produktivitāti. Ja jaunā sistēma būs pielāgota arī piegādātāju skatupunktam, komunikācija starp abām pusēm būs efektīvāka, samazinot pārpratumus un kļūdas.
“Aktīvi piedalījos visās sprinta norisēs – klātienes sanāksmēs, darba grupās, kā arī attālinātā intervijā, kur praktiski darbojāmies ar EIS vizuālo attēlojumu un darbību monitoringu. Pieredzes kartes izstrādē kopā ar citiem dalībniekiem definējām tipiskos lietotāju soļus. Testējot prototipu, piedāvājām risinājumu piegādātāju redzamības uzlabošanai, kas tika iekļauts teorētiskajā modelī,” par savu dalību inovācijas sprintā stāsta Kristīna. “Mans lielākais pienesums bija spēja pārstāvēt gan pasūtītāju, gan piegādātāju intereses – analizēju risinājumus no abām perspektīvām un sniedzu argumentētus ieteikumus, domājot par abpusēju ērtību.”
Dizaina komandas darbu risinājuma veidošanā raksturo fasilitatore Ilze Kundziņa: “Strādājam pie risinājuma, kas piedāvā iepirkuma paziņojumu sagatavot PVS vidē, tādejādi izvairoties no “lēkāšanas” paziņojuma sagatavošanas laikā starp divām sistēmām un divām platformām: EIS un PVS. Paziņojuma sagatavošana notiks PVS platformā, un tā sagatavošanas laikā lietotājiem būs iespēja sagatavot pilnvērtīgu paziņojumu, iekļaujot visu nepieciešamo dokumentu, veidņu un paraugu augšupielādi, kā arī pievienot informāciju par iepirkuma komisiju, ietverot komisijas locekļu sodāmības pārbaudi, ja tā būs iepirkumam nepieciešama. Pēc paziņojuma publicēšanas dati tiks sinhronizēti ar EIS platformu, novēršot datu atkārtotas ievades nepieciešamību.”
Egle inovācijas sprintu salīdzina ar intensīvu ideju ģenerēšanas sesiju jeb prāta vētru, kurā nozares profesionāļi apvienojās diskusijās, lai definētu kopīgu teorētisku risinājumu. “Šobrīd tā funkcionalitāti varam vien prognozēt, bet skaidri definētās vajadzības ļauj cerēt uz praktisku ieguvumu pēc ieviešanas. Galvenais ieguvums, ko prognozēju – uzlabota procesu pārskatāmība un lietotāja pieredze.” Viņas ieskatā pakalpojums uzlabos lietotāju pieredzi nākotnē, jo darba grupā piedalījās entuziastiski, pieredzējuši nozares profesionāļi, kuriem patiesi rūp platformas attīstība. Šāda iesaiste radījusi pārliecību, ka rezultāts būs veiksmīgs. Viņa atzinīgi vērtē inovācijas sprinta procesu Dizaina komandas vadībā: “Cepuri nost radošajai sprinta komandai – darbs bija dinamisks, strukturēts un iedrošinošs domāt ārpus ierastā, tā teikt – Think outside the box!”
IUB Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “E-iepirkumu procesu vienkāršošana” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
