Liepāja Valsts kancelejas inovācijas sprintā pieteica ambīciju kļūt par bezpapīra pašvaldību – samazināt papīra un drukāšanas izmantošanu visās pašvaldības iestādēs, tā vietā vairāk pielietojot digitālos rīkus.
Inovācijas sprinta komandā Liepājas valstspilsētas izpilddirektora Ronalda Fricberga vadībā darbojās vairāku pašvaldības iestāžu pārstāvji un atbildīgie darbinieki. Par lietotāju pieredzes izzināšanu stāsta Liepājas centrālās administrācijas IT daļas vadītāja Iveta Lapiņa: “Gājām ciemos pie visām iestādēm, runājām ar darbiniekiem, lai saprastu, kas viņiem ir nepieciešams, lai varētu drukāt mazāk. Papildus tam padziļinātās intervijās noskaidrojām lietotāju motivāciju – kāpēc viņi izvēlas drukāt un kas viņus apgrūtina strādāt bez papīra dokumentiem. Mēs bieži dzirdējām bažas, ka digitālajā vidē informācija var pazust vai to nevarēs viegli atrast. Cilvēkiem patīk, ka dokumentus var aptaustīt, tas viņiem rada drošības sajūtu. Drukāšana nav runa par procesu, drukāšana ir runa par sajūtām un kontroli. Cilvēks izdrukātu dokumentu spēj labāk kontrolēt nekā digitālā vidē esošu dokumentu. Tas ir tas, kas viņam rada vēlmi izdrukāt. Interviju laikā mēs nonācām pie atziņas, ka stāsts nav par tehnoloģijām un procesiem, bet galvenais ir cilvēki, viņu vajadzības, drošības sajūta un digitālās prasmes. Rezultātā secinājām, ka lietotājiem vajag rīku, kas ātri, vienkārši, vizuāli un praktiski palīdzētu saprast, kas ir tas, kas vajadzīgs, lai varētu nedrukāt.”
Tāpēc komanda izlēma veidot prototipu – “Digitālo Špikeri”, kas būs padomu apkopojums digitālā formātā, kur smelties zināšanas un iedvesmu par to, kā lietot dažādus digitālos rīkus un pašvaldības informācijas sistēmas. Ronaldam Fricbergam ir apņemšanās iet uz rezultātu un plāns, kā to ieviest, sākot ar iestāžu vadītāju informēšanu un “Digitālā Špikera” izsūtīšanu visiem darbiniekiem.
Inovācijas sprinta fasilitatore Elīna Bušmane komandas vadībā izmantoja dizaina pieeju un metodes. Viņa dalās ar atziņām par ieguvumiem darba procesā: “Bija vērtīgi, ka pašvaldības darbinieki no dažādām iestādēm ar dažādiem amatiem varēja sanākt pie viena galda, lai runātu par problēmām un saskatītu iespējas, jo ikdienas darbā tieši šī komanda kopā nestrādā, un viņi varēja būt kopā drošā, fasilitatora vadītā vidē, kur katram ir iespēja izteikties. Kā fasilitatorei man bija īpaši svarīgi, lai šajā procesā būtu sadzirdēti dažādi viedokļi un vajadzības – gan no pieredzējušiem lietotājiem, gan no tiem, kuri ir ceļā uz digitālo risinājumu aktīvu izmantošanu ikdienas darbā.”
Ronalds Fricbergs ir gandarīts par iegūto pieredzi dizaina domāšanā, ko varēs izmantot arī citu jautājumu risināšanā. “Tā bija laba iespēja dzīvē izmēģināt, kā tas darbojas. Man patika pieeja un esmu priecīgs par rezultātu. Liels paldies Valsts kancelejai par to!”
Par inovācijas laboratoriju
Inovācijas laboratorija ir Valsts kancelejas veidota iniciatīva, kuras mērķis ir sekmēt inovācijas kultūru valsts pārvaldē, sniedzot metodisku atbalstu. Laboratorijas organizētie ikgadējie sprinti dalībniekiem sniedz iespēju fasilitatoru jeb neitrālu piesaistītu ekspertu vadībā pilnveidot savu inovācijas kompetenci, daudzpusīgi izzināt iestādei aktuālo problēmu, kā arī meklēt un testēt iespējamos risinājumus sadarbībā ar visām jautājumā iesaistītajām pusēm. Koprades procesa mērķis ir attīstīt lietojamu – cilvēka vajadzībām atbilstošu, ērtu un saprotamu – risinājumu.
Inovācijas sprinti tiek īstenoti Latvijas Atveseļošanas un noturības mehānisma plāna investīciju projekta “Publiskās pārvaldes inovācijas eko-sistēmas attīstība” ietvaros. Investīciju projekta īstenošanas laikā kopumā paredzēts organizēt 15 inovācijas sprintus (2023. – 2025.).
