Šogad izvēlējāmies tēmas, kas atspoguļo dizaina metodes pielietošanas ieguvumus, aicinot interesentus uz semināru “21. gadsimta pieeja valsts pakalpojumu pilnveidē” un darbnīcu “Dziļās klausīšanās spēks valsts komunikācijā ar iedzīvotāju”.

Velns slēpjas detaļās

2020. gadā Inovācijas laboratorijā ar dizaina metodes palīdzību tika meklēts risinājums atbalsta sistēmas jeb asistenta pakalpojuma uzlabošanai bērniem ar invaliditāti un viņu ģimenēm. Šī Labklājības ministrijas un laboratorijas kopprojekta diskusijās starp dizaina domāšanas darbnīcu jeb sprinta dalībniekiem atklājās, ka problēmas un izaicinājumi bija zināmi jau iepriekš, un tomēr vislielākās pārmaiņas notika iesaistīto savstarpējā izpratnē par tēmas komplicēto kontekstu, par iesaistīto pušu loku, par katra lomu un nodomiem. Sprinta dalībniekiem bija iespēja saskatīt reālu cilvēku un viņa izaicinājumus, neatkarīgi vai dalībnieks pārstāv valsts, pašvaldības, nevalstisko organizāciju vai ir vecāks bērnam ar invaliditāti. Kopīgās sarunās tika gūta pārliecība, ka nodoms un mērķis ir kopīgs. Spēja patiesi sadzirdēt un tikt sadzirdētam samazināja saspīlējumu un neuzticību iesaistīto pušu starpā. Viena no atziņām, izmantojot dizaina domāšanu, ir ka metode pati par sevi nenodrošina veiksmīgu rezultātu. Kā jau labi zināmajā teicienā “velns slēpjas detaļās”, un šajā gadījumā ar detaļām domāju prasmi klausīties.

Klausīties nolūkā sadzirdēt potenciālu

Reizēm problēmas risināšanas procesā tieši komunikācija rada šķēršļus, pārpratumus un neizpratni. Tādēļ spēja klausīties – klausīties patiesi, ar interesi – klausīties dziļi, ir otrs temats jeb mūsu gadījumā darbnīca, kurā iesaistījām Vidzemes inovācijas nedēļas apmeklētājus.

Diskutējām, ka komunikāciju veido runāšana un klausīšanās un ka sarunas iznākums bieži vien ir atkarīgs ne tik daudz no tā, ko es pateicu, bet gan – kā es sadzirdēju.

Rosinājām aizdomāties par veidu, kā klausāmies. Runājām par četriem klausīšanās līmeņiem – ieraduma, faktu, empātijas un topošās nākotnes līmeni. Diskutējām, ka klausīšanās, kas ir tik ikdienišķa lieta, var būt labākā dāvana, ko varam pasniegt otram katru dienu. Iedomājieties, kā tas būtu, ja kāds jūsos klausītos ar nodomu sadzirdēt jūsu potenciālu!

Inovācijas entuziastu pulks aug

Vidzemes Inovāciju nedēļa priecēja ar novērojumu, ka inovācijas interesentu tīkls arvien paplašinās. 70% no Inovācijas laboratorijas organizētā semināra un darbnīcas apmeklētājiem bija pārstāvji no valsts un pašvaldību iestādēm, kas pastāvīgi meklē atbildi uz jautājumu – ko un kā darīt labāk. Publiskais sektors arvien vairāk saskaras ar kompleksām problēmām, un, risinot sarežģītus jautājumus, būtiska ir sinerģijas veidošana starp publisko un privāto sektoru, kas pozitīvi ietekmē zināšanu un prasmju apmaiņu – labu augsni inovācijām.

The post Vidzemes Inovāciju nedēļa – ar skatu gaišākā nākotnē appeared first on Inovācijas laboratorija.

Lai veicinātu attīstības plānošanas dokumentos, tostarp Valsts pārvaldes reformu plānā 2020, izvirzīto mērķu sasniegšanu un palīdzētu valsts pārvaldei kļūt efektīvākai un mūsdienīgākai, 2018. gada nogalē tika uzsākta Eiropā un Latvijā vēl nebijuša projekta izstrāde – Valsts kanceleja sadarbībā ar PricewaterhouseCoopers SIA (“PwC”) komandu no 2018. gada oktobra līdz 2019. gada septembrim izveidoja Latvijā pirmo valsts pārvaldes inovācijas laboratoriju. Tās ietvaros, izmantojot inovatīvas metodes, piemēram, dizaina domāšanu (inovatīva pieeja problēmu risināšanā, kas orientēta uz padziļinātu problēmas analīzi, dažādu ideju un risinājumu ģenerēšanu, vairāku prototipu izveidi un testēšanu, kas tiek noslēgts ar inovācijas īstenošanu praksē), tika meklēti mūsdienīgi risinājumi, lai nodrošinātu dinamisku, efektīvu un elastīgu valsts pārvaldi un atrisinātu gadu gaitā iekrātās “vecās” problēmas. 

Inovācijas laboratorija darbojās trīs pamatvirzienos – cilvēkresursi, administratīvie procesi un valsts pārvaldes tēla un reputācijas veidošana, ar mērķi rast atbildes uz sasāpējušiem jautājumiem, piemēram, kā valsts pārvaldē pilnveidot personāla procesus, mazinot birokrātiju un uzlabojot ikviena valsts pārvaldes darbinieka darba dzīvi, kā mazināt administratīvo slogu, padarot regulējumu saprotamāku gan iedzīvotājiem, gan uzņēmējiem un kā piedāvāt pasaules labākajā praksē balstītus risinājumus vērtību iedzīvināšanai valsts pārvaldes darbinieku vidū. 

PwC komanda, kopīgi ar Valsts kanceleju, organizēja vairāk nekā 50 inovācijas laboratorijas darbnīcas un vienu hakatonu, kur piedalījās vairāk nekā 120 cilvēku, lai apmainoties ar idejām, pieredzi un labāko praksi, kopīgi radītu jaunus un inovatīvus risinājumus. Visi jaunie risinājumi tika izstrādāti kopradē ar to nākotnes lietotājiem – iedzīvotājiem, uzņēmējiem un valsts pārvaldes darbiniekiem. Šis projekts pierāda, ka atbildes ir meklējamas darot, nevis norādot uz problēmām un atstājot tās bez virzības.

Inovācijas laboratorijas pirmā posma darbības rezultātā tika izstrādāti 16 risinājumu prototipi. Viens no izstrādātajiem prototipiem – “Ierēdnis ēno uzņēmēju” – jau ir īstenots vairākkārtīgi. Šī projekta ietvaros uzņēmējiem ir iespēja pieteikt savu ideju, sasniegumu vai problēmu un uzaicināt ciemos ierēdni no izvēlētas valsts pārvaldes iestādes. Tā rezultātā ierēdņi spēj labāk izprast uzņēmēju izaicinājumus, iedziļināties viņu ikdienas darbībās, kas nākotnē sekmēs lēmumu pieņemšanu atbilstošas valsts politikas veidošanā.

Tāpat, lai sekmētu inovāciju izmantošanu visā valsts pārvaldē, tika izstrādātas administratīvā sloga mazināšanas vadlīnijas. Tās palīdzēs ikvienam valsts vai pašvaldības iestādes darbiniekam, kurš rūpējas par publisko pakalpojumu, procesu, iniciatīvu un reformu kvalitāti un vēlas to pilnveidot, attīstot iespējami labākos risinājumus, tādejādi atvieglojot iedzīvotāju un uzņēmēju sadarbību ar valsts pārvaldes un pašvaldības iestādēm, mazinot birokrātisko slogu.

Šeit noteikti vietā ir teiciens – kas meklē, tas atrod! Laboratorijas projekts lieliski parāda to, ka inovācijas valsts pārvaldē ir iespējamas un, iesaistot dažādas sabiedrības grupas, var rast efektīvus veidus, lai radītu ērtus, mūsdienīgus un praktiski pielietojamus risinājumus. PwC komanda ļoti atzinīgi novērtē sadarbību ar Valsts kanceleju un iespēju, projekta ietvaros, dalīties ar savu pieredzi un zināšanām, lai palīdzētu risināt sabiedrībai būtiskus jautājumus.

Aicinām uzzināt vairāk un noskatīties īsu video par šo projektu šeit: https://www.pwc.com/lv/lv/about/case-studies/inovacijas-laboratorijas-isteno%C5%A1ana.html

The post Vai inovācijas valsts pārvaldē ir iespējamas? appeared first on Inovācijas laboratorija.

Un tā Valsts kancelejā radās inovācijas laboratorija 

Ideju par to, ka valsts pārvaldei vajag savu inovācijas laboratoriju, radās jau 2017. gadā, pateicoties pāris entuziastiskiem cilvēkiem, kas tajā laikā strādāja Valsts kancelejā. Tika pamanīta iespēja iegūt Eiropas komisijas atbalstu, lai tiktu piesaistīti starptautiski eksperti. Un tā tika radīts projekts ar mērķi iekustināt dažādus pārmaiņu procesus valsts pārvaldē iekšēji, lai tā kļūtu efektīvāka, atbildīga un elastīga. Mana sastapšanās ar laboratoriju sākās posmā, kad ideja bija jāsāk realizēt praksē. Es biju pārliecināta, ka šis būs vienkāršs un interesants projekts. Es kļūdījos par pirmo, bet otrais pieņēmums pārspēja jebkuras gaidas. 

Sākot ar 2018. gada rudeni tika uzsākts intensīvs darbs, lai sāktu veidot pirmo Latvijas valsts pārvaldes inovācijas laboratoriju. Mēs neko daudz nezinājām par šo tēmu. Tomēr soli pa solim tika uzsākts darbs, lai attīstītu laboratorijas konceptu. 2019. gada pirmā puse tika aizvadīta intensīvā režīmā – katru otro nedēļu 3 paralēlās darbnīcās, kas katra pulcēja vairāk ap 15 cilvēkiem, kopā nāca apņēmīgi entuziasti no dažādiem sektoriem, un kā universālie kareivji mēģināja risināt jautājums, kas saistīti gan ar publiskā sektora vērtībām un reputāciju, cilvēkresursu politiku kā arī lielo administratīvo slogu. 

Mēs ātri sapratām, ka neviens nav universāls kareivis, cilvēks var risināt kvalitatīvi tos jautājumus, kuros ir eksperts vai pats uzskatāms par kāda pakalpojuma, produkta, procesa “lietotāju”. Tā mēs transformējām pieeju, iesaistot laboratorijā aizvien vairāk jaunu dalībnieku atkarībā no risināmā jautājuma. Turpinājās laboratorijas transformācijas process, tika iegūts arī jauns kopīgs nosaukums #GovLabLatvia visiem 3 tematiskajiem virzieniem (ko vēl toreiz dēvējām par 3 laboratorijām). Risināmo jautājumu lokam nebija robežu – no tā kā uzlabot ekskursiju organizēšanas procesu Prezidenta pilī skolēniem līdz tam, ka digitalizēt preču pavadzīmes Latvijā. 2019. gada vasarā priecājāmies par brīnišķīgu ziņu – Ekonomikas ministrija ir gatava ieviest praksē inovācijas laboratorijā radīto risinājumu “Ierēdnis ēno uzņēmēju”. Tas bija mūsu pirmais risinājums, kas patiesi “izkļuva” no laboratorijas. Tā bija mūsu pirmā mazā uzvara, kas deva pārliecību, jāturpina! 

Kāpēc vispār vajadzētu inovēt?

Laboratorijas darba pamatā ir dizaina domāšana un koprade. Dizaina domāšana nozīmē “iekāpšanu lietotāja kurpēs”. Un vai tad tā nav tā attieksme, kuras maiņu nemitīgi pieprasa sabiedrība, lai valsts pārvaldē strādājošie aizvien vairāk izprastu iedzīvotāja, uzņēmēja, vecāka, bērna u.c. vajadzības? 

Dizaina domāšana un inovācija noteikti nevar atrisināt visas problēmas, tomēr šie metodoloģiskie rāmji, pieejas un koncepti var palīdzēt nodrošināt kontraktīvu, iesaistošu un uz risinājumu atrašanu vērstu procesu. Kāpēc publiskajam sektoram vajadzētu inovēt nevis darīt kā vienmēr un ierasts? Tāpēc, ka pasaule mainās, un publiskais sektors nevar būt vienīgais, kas nemainās tai līdzi. Jā, publisko sektoru raksturo stabilitāte, tomēr ikvienam no mums (neatkarīgi no tā, kurā pusē esam) ir bijušas pieredzes, kas liek vilties sistēmā, pakalpojumā, procesā. Nevajadzētu izliekties par strausiem, bet otrādi – būt drosmīgiem un nemitīgi uzdot jautājumu – ko mēs varam uzlabot, mainīt, lai mūsu klientiem būtu ērtāk, piemēram, lai iedzīvotājs saprastu informāciju, kura tam ir vajadzīga, lai tā nebūtu jāmeklē 7 mājaslapās, bet tā to sasniegtu proaktīvi?

Kas mums pietrūkst un kāpēc mums gribas kaut ko mainīt

Tieši tāpat kā ģeogrāfijas zinātnē pastāv uzskats, ka cilvēks vienmēr ir bijis un būs labākas vides meklējumos, to pašu varētu arī attiecināt uz citām jomām. Cilvēks vienmēr gribēs labākus, ērtākus, saprotamākus, uzticamus publiskus pakalpojumus, saprotamu informāciju. Īpaši tad, ja jau iepriekš būs saskāries ar labām pieredzēm. 

Laipna attieksme, neviena lieka soļa, saprotama informācija ir tikai pamata gaidas, ko mūsdienās ikviens sagaida saskarsmē ar publisko sektoru. Nevienam nepatīk justies neveikli, pazemoti vai būt izmisumā, nesaņemot atbalstu, ja tas ir nepieciešams. Tādēļ publiskajam sektoram būtu jātransformējas ne tikai digitāli, bet cilvēcīgi, skaidri pasakot, ka arogancei, empātijas trūkumam un neieinteresētībai nav vietas publiskajā sektorā.

Lai arī ikvienam no mums ir kāds pozitīvs stāsts, katrs no mums zina kādu, kurš publiskajā sektorā strādā apzinīgi, bet vienlaicīgi mēs arī zinām kādu, kurš atbilst “klasiskam” ierēdņa aprakstam. Jautājums ir atvērts – vai mēs esam gatavi strādāt pie tā, lai iespaids par to, kas ir “klasisks” ierēdnis mainītos un cik daudz esam gatavi investēt tajā visa veida resursus. Reizēm mums pietrūkst drosmes atzīt, ka problēmas pastāv, reizēm pietrūkst spēka, reizēm resursu. Bet pāri visam – mums pietrūkst praktisku iemaņu, kā organizēt un nodrošināt kvalitatīvu iesaistošu procesu.  Tomēr ir labā ziņa – arī citās valstīs ir tādi paši izaicinājumi kā mums. Mēs neesam ne sliktāki, ne labāki. Mēs saskaramies ar precīzi tām pašām inovācijas barjerām ar kurām saskaras Francijā, Īrijā vai Igaunijā.

Viens no izteiktiem trūkumiem ir mūsu zemā diskusiju un klausīšanās kultūra. Vairākkārt ir nācies dzirdēt, ka cilvēki ir noguruši no institūciju darba grupām, jo ir bijušas vilšanās. Ar ko gan šis – inovācijas laboratorijas formāts – atšķiras no visa iepriekšējā?

Mēs sakām, ka tieši pateicoties procesam, ikviens tiek uzklausīts un iesaistīts, risinājums tiešām top kopdarbā. Laboratorija ir vide atklātām sarunām, kas bieži vien iztrūkst formālajos procesos.  

Laboratorijā radītais

Lai gan tieši personīgās iesaistes pieredze noteikti ir katra cilvēka lielākais ieguvums no laboratorijas, tomēr ir arī daži taustāmāki rezultāti, kas ir radīti šajos 2 gados. Ir radīta metodoloģija – vadlīnijas ne tikai mums pašiem, bet arī citiem, kā inovatīvi mazināt administratīvo slogu, kur lielākā daļa veltīta metožu aprakstiem, kurus ikviens var izmēģināt un pat radīt savu laboratoriju. 

Tāpat 2020. gadā ir īstenoti divi ļoti komplicētu jautājumu risināšanas sprinti: 1) sniegts metodoloģisks atbalsts Veselības ministrija, radot jauno ārstniecības personu atlīdzības modeli tieši laboratorijā) un 2) sniegts metodoloģisks atbalsts Labklājības ministrijai jautājumā par to, kā uzlabot atbalstu ģimenēm, kurās ir “mūžīgie bērni”, īpaši fokusējoties uz asistenta pakalpojumu. 

Mums ir skaidri formulēta darba pieeja. Pārbaudīta praksē. Savas ambīcijas. Sava vizuālā identitāte. Mēs sākam iegūt veidolu. Jā, mēs gan esam pašā ceļa sākumā. Lai arī laboratorijai nav pastāvīga komanda un šobrīd viss tiek īstenots projektu veidā, tomēr mēs ceram, ka mūsu pirmo 2 gadu augļi būs radījuši labus un stabilus pamatus tālākai laboratorijas attīstībai. Mēs ticam, ka kādu dienu tā kļūs par pastāvīgu vienību, kas nodrošinās stabilu inovācijas procesu kā pakalpojumu tām iestādēm, kuras būs gatavas izmēģināt citu darba formas veidu. 

Vai dienas beigās kaut kas ir mainījies?

Mēs nekad nevarēsim atrisināt 6 vai 7 darbnīcu laikā, 20-30 cilvēku lokā problēmas, kas ir radušās 15 gadu ilgā laikā un nav līdz šim risinātas. Tomēr tas, ko mēs varam nodrošināt ir cietpieņu, iesaistošu procesu tiem, kas piedalās. Ikviena viedoklis ir svarīgs un mēs mākam nodrošināt to, ka tas tiek sadzirdēts. Risinājumi tiek patiesi radīti kopdarbā. 

Nav teikts, ka šis ir pareizākais veids, lai risinātu sarežģītas problēmas, bet neviens nav pagaidām izdomājis labāku veidu. 

Turpinājums? Tāds noteikti sekos. To cilvēku skaits, kas uzskata, ka inovācijai, dizainam, sistēmiskai domāšanām, lietotāju vajadzību izpētei, datos balstītiem lēmumiem, eksperimentēšanas kultūrai, kopīgām vērtībām ir fundamentāla vieta valsts pārvaldē turpina pieaugt. Pārējais ir tikai laika jautājums. 

The post Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija – sākums un turpinājums appeared first on Inovācijas laboratorija.