E-rēķinu ieviešana kļūst par vienu no centrālajiem elementiem mūsdienīgas un efektīvas valsts pārvaldes sistēmas stiprināšanā un ir nozīmīgs solis ceļā uz digitālo pārvaldību. No 2026. gada uzņēmumi varēs brīvprātīgi iesniegt e-rēķinu datus Valsts ieņēmumu dienestam (VID), savukārt no 2028. gada tas kļūs obligāts visiem uzņēmumiem, kas veic norēķinus savā starpā. Lai pāreja notiktu veiksmīgi un bez lieka administratīvā sloga, VID Valsts kancelejas digitālo pakalpojumu inovācijas sprinta ietvaros meklē risinājumus, kā e-rēķinu ieviešanu padarīt saprotamāku, ērtāku un pieejamāku tieši mazajiem un vidējiem uzņēmumiem.
“Uzņēmējiem trūkst izpratnes – kas ir e-rēķins, kā to izrakstīt, kāpēc tas ir nepieciešams un kur to nosūtīt,” atzīst Jānis Upmanis, VID ģenerāldirektores vietnieks. Viņš uzsver, ka inovācijas sprinta laikā šīs problēmas apstiprinājās – ir nepieciešama skaidra komunikācija, praktisks atbalsts un vienkārša pieeja, lai uzņēmēji redzētu e-rēķinos iespēju, nevis risku.
VID Informātikas pārvaldes Attīstības pārvaldības daļas projekta vadītāja Evita Paplavska norāda, ka e-rēķinu forma šobrīd līdzinās digitālam labirintam – strukturēta pēc Eiropas standartiem, taču bieži vien ir sarežģīta vietējam lietotājam. Tieši tāpēc inovācijas sprinta komanda nolēma pievērsties izvirzītajai problēmai. Darba procesā priekšplānā izvirzījās jautājums – kā panākt, lai e-rēķinu aizpildīšanas process kļūtu intuitīvs, loģisks un abpusēji izdevīgs gan uzņēmējam, gan VID. Sprinta laikā tika izstrādāti trīs zemas precizitātes prototipi, kas palīdzēja saprast, kādus risinājumus nepieciešams pilnveidot. “Svarīgi bija radīt formu, kas strādā lietotājam, nevis pret viņu,” uzsver Evita Paplavska.
Dizaina komandas pārstāvis, lietotāju pieredzes (UX) dizainers Edgars Žilde norāda: “Pirmkārt, jānodrošina, lai lietotāja ceļš – no e-rēķina izveides līdz tā nosūtīšanai – būtu saprotams un loģisks. Otrkārt, risinājumam jābūt vērtīgam abām pusēm – tam ir jāstrādā efektīvi gan uzņēmēju, gan valsts pārvaldes vajadzībām.” Šāds līdzsvars starp tehnisko funkcionalitāti un lietotāja pieredzi ir galvenais priekšnoteikums, lai e-rēķinu sistēma tiktu izmantota praksē.
Sprinta procesā būtiska nozīme bija koprades pieejai un lietotāju pieredzes izzināšanai. “Mēs cenšamies iesaistīt pēc iespējas vairāk pušu, lai nodrošinātu dažādu skatījumu klātbūtni. Tieši radošā metodoloģija palīdz nonākt pie jauniem sarežģītu problēmu risinājumiem,” skaidro Jānis Ķesa, viens no inovācijas sprinta fasilitatoriem.
E-rēķinu ieviešana ir ne tikai tehnoloģisks, bet arī stratēģisks solis uzņēmējdarbības attīstībā. Automatizēta rēķinu sagatavošana, nosūtīšana un apstrāde samazina kļūdu risku, paātrina norēķinu apriti un mazina administratīvo slogu. “E-rēķini nav tikai formāls pienākums – tas ir instruments, kas ļauj uzņēmējiem ietaupīt laiku un resursus, kā arī veidot caurspīdīgāku, drošāku un efektīvāku pārvaldību,” uzsver Evita Paplavska.
Inovācijas sprinta noslēgumā komanda testēja, pielāgoja un pilnveidoja risinājumus, lai gala rezultātā radītu vienotu, ērtu un lietotājiem draudzīgu e-rēķinu formu e-adresē. “Novēlu sprinta komandai gandarījumu – jo tas ir svarīgākais, lai pēc procesa beigām būtu sajūta, ka esam paveikuši lietderīgu darbu,” saka Jānis Ķesa.
E-rēķini e-adresē ir solis uz priekšu Latvijas digitālajā pārvaldībā – ceļā uz sistēmu, kurā dati, cilvēki un tehnoloģijas sadarbojas, nevis sacenšas. Kā atzīst sprinta dalībnieki, process nav viegls, taču tas ved uz mērķi – modernu, saprotamu un efektīvu e-rēķinu vidi visiem uzņēmējiem Latvijā.
VID Digitālo pakalpojumu Inovācijas sprints “E-rēķinu risinājums e-adresē mazajiem un vidējiem uzņēmējiem” notiek Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija projekta “Inovācijas laboratorija digitalizācijas priekšrocību izmantošanai” ietvaros ar Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansiālu atbalstu. Inovācijas sprintu pamatā ir dizaina domāšanas metodoloģija un dizaina sprinta process, kas pielāgots publiskā sektora un valsts pārvaldes vajadzībām. Inovācijas sprintā tiek strādāts ar publiskā sektora institūciju digitālo pakalpojumu, produktu vai procesu veidošanu vai pārveidi. Tajā risina uz lietotāju orientētus problēmjautājumus, iesaistot lietotājus pakalpojumu izstrādē, testēšanā un pilnveidē. Procesu noslēdz ar augstas precizitātes prototipu, kurš atbilst lietotāju vajadzībām un ir inovatīvi un racionāli organizēts.
Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija attīsta inovācijas un dizaina kapacitāti valsts pārvaldē, kā arī uzlabo publiskā sektora pakalpojumu kvalitāti un to atbilstību iedzīvotāju vajadzībām.
