Autori: Linda Laskovska un Rūdolfs Strēlis, dizaina studija Hint
Dizaina sprints ir specifisks metožu kopums, kuru īsteno konkrētā secībā, lai četrās dienās no problēmas nonāktu pie risinājuma. Sprinta solījums veikli rast lietojamu risinājumu skan lieliski, taču, pieredzot sprintu norisi mūsu profesionālajā karjerā, zinām, ka sprintos ne vienmēr piepildās iecerētais. Panākumu atslēga? Prasmīgs dizaina sprinta vadītājs.
Pirms uzņēmāmies dizaina sprinta vadītāju mācību nodrošināšanu valsts pārvaldes inovācijas entuziastiem Valsts kancelejas Inovācijas laboratorijā, uzdevām sev svarīgus jautājumus: “Kāpēc izvēlēties dizaina sprinta metodi? Vai varēsim to iemācīt tik īsā laikā?”. Izvirzīto jautājumu aktīvas apceres rezultātā tapa ļoti praktiska mācību programma, kuras mērķis bija radīt izpratni par sprinta vadītāja lomu un pienākumiem.
Sprinta vadītājs dizaina sprinta laikā ieņem neitrālu lomu un nepiedalās radošajā ideju vētrā vai ideju būvēšanā, bet gan virza komandu pa strukturētiem procesa soļiem – gluži kā gids ekspedīcijā ved uz virsotni.
Ceļā uz virsotni sprinta vadītājam ir jārūpējas par 5 būtisku pieturas punktu sasniegšanu:
- sagatavošanās procesu un problēmas ierāmēšanu;
- izaicinājuma izvēli;
- ideju radīšanu;
- ideju būvēšanu;
- risinājumu testēšanu.
Lai iepazīstinātu dalībniekus ar sprinta procesa pieturpunktiem, būtiski bija radīt praktisku mācību pieredzi, kurā dalībnieki ne vien iegūst zināšanas, bet arī piedzīvo komandas dinamikas un emociju mainīgumu. Dizaina sprintā vadītāju uzdevums ir iemīlēties problēmā un aizraut ar to arī pašu sprinta komandu, tāpēc ar mācību struktūru tika radīta sprintam līdzīga gaisotne, kas ir radoša un brīva, bet reizē arī strukturēta un dinamiska. Piecas dalībnieku komandas Inovācijas laboratorijas telpās kļuva par pieciem paralēliem dizaina sprintiem. Darbība četru dienu garumā bija tik intensīva, ka telpas atgādināja bišu stropu, un dalībniekus vajadzēja pierunāt doties pauzēs.
Attēls – Emocionālie “amerikāņu kalniņi” dizaina sprinta laikā
Sprinta vadīšana bez pārdomāta un strukturēta sagatavošanās posma var kļūt par lēnu un mokošu pieredzi. To esam piedzīvojuši arī uz savas ādas, tāpēc vēlējāmies īpaši uzsvērt to, kā risināt un novērst dažādas problēmsituācijas. Visbiežāk sastopamā problēmsituācija rodas, kad sprinta procesā saprotam – problēma, ko risinām ir pārāk apjomīga vai mums trūkst tās konteksta. Patiesi sāpīgi, kad risinājumi nevedas un lēmumu pieņemšana nenotiek, jo tad sprints noslēdzas ar neapmierinātību, vilšanos un neticību sprinta metodei.
Lai šādu iznākumu novērstu, svarīgi izprast un veltīt pietiekami daudz laika sagatavošanās fāzei, kas sevī ietver arī problēmas definēšanas posmu. Tieši sagatavošanās posma nozīme izrādījās lielākais pārsteigums mācību dalībniekiem, jo reklāmrakstos par sprinta metodi galvenokārt uzsvērta tikai aisberga redzamā daļa – 4 vai 5 sprinta norises dienas un lielais solījums, ka šo dienu izskaņā būs rasts risinājums! Taču pamatu sprinta aktīvajai fāzei veido aptuveni 2 mēnešu ilgs izpētes darbs un sagatavošanās.
Lai dalībniekiem dotu sagatavošanas posmam tik ļoti nepieciešamās, praktiskās iemaņas, mācību nodarbībās veidojām simulāciju vienam no visbiežāk izmantotajiem instrumentiem – problēmas definēšanas darbnīcai, kura nu jau ir neatņemama Sprinta metodes 3.0. sastāvdaļa. Pirmās dienas laikā komandas iepazina un praktiski izdzīvoja šādas darbnīcas dalībnieku pieredzi, kā arī uzzināja, par ko jārūpējas darbnīcas vadītājam.
Problēmas definēšanas darbnīcu veido 4 posmi:
- problēmas kontekstualizēšana (kas tieši ir problēma, kādi bijuši iepriekšējie mēģinājumi to risināt, kādi ir potenciālie šķēršļi un veiksmes faktori?),
- organizācijas vajadzības pamatošana (ko mēs vēlamies sasniegt?),
- lietotāja izpratne (kas ir mūsu lietotājs, kādas ir viņa vajadzības?),
- īstās iespējas izvēlēšanās un problēmas definīcijas izveide.
Lai dizaina sprints izdotos, nepieciešamas trīs pamatsastāvdaļas – liels izaicinājums, daudzfunkcionāla komanda un izprasts gala lietotāja profils. Problēmas definēšanas darbnīcas ir lielisks instruments, kad trūkst ieinteresēto personu vienprātības vai empātijas pret lietotāju, taču, jāatceras: ja kādu no pamatsastāvdaļām nespējam nodrošināt, sprinta metode var nenest gaidīto rezultātu.
Ja pirmā sprinta diena, kurā saprotam un izvēlamies sprinta izaicinājumu, nes daudz apjukuma un pat frustrāciju, otrā diena rada emocionālu pacilājumu – dalībnieki aizrautīgi rada idejas un apgūst dažādas metodes, piemēram, “Crazy 8”, kas paredz 8 risinājumu skicēšanu 8 minūtēs. Pēc ideju ģenerēšanas priekiem gan seko lēmumu pieņemšanas nasta. Otrā diena var noslēgties ar potenciāliem konfliktiem un sašutumu, taču sprinta metode prasa noturību un jau atkal mūs emocionāli uzlādē ar trešo dienu – risinājumu būvēšanu jeb prototipēšanu. Šis ir viens no patiesi aizraujošākajiem brīžiem. Mācību laikā novērojām, ka komandas atklāja sevī iepriekš neapzinātu radošumu, no papīra un citiem apkārt atrodamiem materiāliem radot brīnišķīgus un patiesi radošus prototipus.
Sprinta pēdējā diena veltīta izstrādāto risinājuma prototipu testēšanai. Dienas garumā dalībnieki iejutās gan testētāju, gan intervētāju lomās un simulācijas veidā piedzīvoja īstus atklāsmes brīžus. Patiesi, lietotājs ne vienmēr mūsu izvēlēto risinājumu uztver un lieto tieši tā, kā mēs to esam iecerējuši! Ar noderīgām atziņām un pieredzi rokā, varam pielāgot risinājumus un turpināt darbu pēc dizaina sprinta.
Šādi četrās intensīvās dienās spējam no problēmas nonākt pie validēta un ar lietotājiem pārbaudīta risinājuma. Tomēr dizaina darīšana nebeidzas līdz ar sprintu. Pēc sprinta priekšā svarīgākais posms – risinājuma ieviešana.
Pēc mācībām tika izveidota arī Whatsapp saziņas grupa, lai turpmāko 3 nedēļu garumā mācību dalībnieki varētu izmantot mentoringa iespēju. Šī posma laikā grupa sazvanās divreiz nedēļā, lai izrunātu aktuālos izaicinājumus ikdienas darbā un veidotu profesionālu atbalsta grupu dizaina metožu lietošanai. Redzam, ka cilvēkiem ir nepieciešams ilgtermiņa atbalsts un kultūra nemainās ar dažu kursu palīdzību. Iedodot jaunus instrumentus, būtiski nodrošināt inkubācijas periodu dalībnieku atbalstīšanai un stiprināšanai.
Turpmākie zināšanu pārneses elementi iekļaus tādus soļus kā digitālās koprades vides apguvi un mentoringa posma noslēgumu. Jau tagad redzam, ka komandas ir gatavas un vēlas izmantot dizaina metodes, kā arī piedalīties Inovācijas laboratorijas plānotajos dizaina sprintos kā to vadītāji.
Mūsu uzdevums tagad ir identificēt būtiskākos mācību pieredzes elementus, lai kopā ar Inovācijas laboratorijas komandu celtu kopējo izglītības kvalitātes standartu valsts pārvaldē.