15. decembrī Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija un VAS “Valsts nekustamie īpašumi” (VNĪ) organizēja forumu-praktikumu “Strādā jebkur Latvijas labā” par reģionālo kopstrādes telpu attīstības nepieciešamību un iespējām Latvijas reģionos, kura ietvaros tika prezentēts dizaina domāšanas sprinta darbnīcās radītais prototips.
Foruma-praktikuma mērķis bija dalīties pieredzē par būtiskiem, ar elastīgo darba vidi saistītiem jautājumiem – hibrīdo darba modeli un reģionālo kopstrādes telpu tīklu attīstību. Pasākuma laikā pieredzes stāstos dalījās kā vietējie eksperti, tā arī ārzemju lektori. Īpaša uzmanība tika pievērsta pašvaldībām, to ieguvumiem un iespējām, kā arī bažām, kas varētu rasties, attīstot šādu kopstrādes telpu tīklu. Tāpat tika diskutēts par valsts pārvaldes kopējo gatavību šāda koncepta ieviešanai.
Pasākumu atklāja Valsts kancelejas direktors Jānis Citskovskis, uzsverot reģionālo kopstrādes telpu priekšrocības un ieguvumus: “Kopstrādes telpu izveidošana reģionos veicinātu valsts un pašvaldību īpašumā esošo vai nomāto ēku racionālu izmantošanu, uzlabotu darba un privātās dzīves līdzsvaru, iespēju nodarbinātajiem izvēlēties dzīvesvietai tuvāko biroju, ka arī stimulētu darba telpu pielāgošanu dažādu darbinieku un klientu vajadzībām. Mēs apzināti vēlamies veidot mazu, kompaktu, elastīgu, mobilu un zaļu valsts pārvaldi, kas vēl vairāk spēj atbilst sabiedrības augošajām prasībām pret kvalitatīvu pakalpojumu sniegšanu un valsts pārvaldes darbu kopumā.”
Ar ievadvārdiem dalījās arī VNĪ valdes loceklis Andris Vārna, iepazīstinot ar projekta “Nākotnes birojs” pirmsākumiem un VNĪ sasniegtajiem rezultātiem, apvienojot sava biroja telpas un ieviešot kopstrādes principu. “2022. gada vasarā tika organizēts valsts iestāžu kopstrādes pilotprojekts VNĪ aktivitātēs balstītajā birojā, Talejas ielā 1, Rīgā. Projekta laikā teju 400 publiskā sektora darbinieku no vairāk nekā 30 iestādēm praksē iepazina modernas darba vides priekšrocības un veltīja daudz atzinīgu vārdu šādam biroja konceptam. Lielā interese norādīja, ka publiskais sektors izjūt skaidru nepieciešamību pēc šāda veida telpām ne tikai Rīgā, bet arī reģionos, tādēļ uzsākts darbs pie kopstrādes telpu un viedas darba vides ieviešanas Latvijas reģionos,” sacīja Andris Vārna.
Par līdzšinējo pieredzi valsts pārvaldē un projekta “Nākotnes birojs” laikā paveikto stāstīja Valsts kancelejas Inovācijas laboratorijas vadītāja Inese Malašenoka. Savukārt ar Somijas pieredzes stāstu “Elastība kā valsts pārvaldes darba vides stratēģija” dalījās Kaspers Fabritius (Kasper Fabritius), “Senaatti” pārdošanas un mārketinga vadītājs, kurš prezentēja pēdējo desmit gadu laikā paveikto kopstrādes jomā Somijā, kā arī prezentēja nākotnes plānus turpmākai kopstrādes attīstībai. Frederiks Hese (Frederik Hesse), Šveices Sanktgallenas Universitātes zinātniskais līdzstrādnieks un docents, runāja par cilvēku vadību un darba kultūru, kā arī par hibrīdā darba modeļa ieguvumiem un izaicinājumiem attālināto komandu vadīšanā.
Pasākumu papildināja Latvijas ekspertu pieredzes stāsti saistībā ar darba vides pārmaiņām privātajā un publiskajā sektorā. Anda Mūrniece, “tet” vides pieredzes vadītāja, plašāk informēja par pāreju uz elastīgo darba modeli. Ģirts Zālītis, VNĪ NĪ portfeļa attīstības daļas tirgus eksperts, prezentēja nākotnes valsts pārvaldes darba vidi.
Pasākuma praktisko daļu ievadīja divas diskusijas. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrs Māris Sprindžuks, Kuldīgas novada domes priekšsēdētāja Inese Astaševska, Cēsu novada domes priekšsēdētājs Jānis Rozenbergs un sociālantropologs Sandis Mūriņš kopīgi diskutēja par pašvaldību ieguvumiem un bažām reģionālo kopstrādes telpu izveidē.
Savukārt VNĪ NĪ portfeļa attīstības daļas tirgus eksperts Ģirts Zālītis, VARAM Valsts pārvaldes pakalpojumu attīstības departamenta direktors Uģis Bisenieks, IT klastera izpilddirektore Aiga Irmeja un bankas “Citadele” ekonomists, Fiskālās disciplīnas padomes loceklis Mārtiņš Āboliņš pārrunāja valsts pārvaldes šī brīža gatavību reģionālo kopstrādes biroju tīkla izveidei un iezīmēja paveicamos darbus tā veiksmīgai attīstībai.
Pasākuma noslēgumā tika prezentēts dizaina domāšanas sprinta ietvaros izstrādātais prototips jeb reģionālo kopstrādes telpu koncepts. Kopumā sprintā, kas norisinājās Rīgā un Daugavpilī, piedalījās teju 40 dalībnieki no 19 valsts pārvaldes un pašvaldību iestādēm. Dalībnieki radīja reģionālo kopstrādes telpu prototipu, apskatot tādus būtiskus aspektus kā koplietošanas telpu plānojumu, IT nodrošinājumu telpās, internetu un drošību, potenciālo finansēšanas modeli, kā arī pārmaiņu vadības plānu.
Foruma dalībniekiem bija iespēja cepināt un sniegt atgriezenisko saiti par izstrādāto prototipu, lai tādējādi Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija varētu to pilnveidot pēc sniegtajiem ieteikumiem. Dalībnieki atzinīgi novērtēja izstrādāto kopstrādes telpu prototipu un saskatīja vairākus nozīmīgus ieguvumus no šādu telpu tīkla attīstības. Šāds kopstrādes telpu tīkls veicinātu reģionu revitalizāciju un valsts pakalpojumu pieejamību reģionos. Valsts pārvalde kļūtu par konkurētspējīgāku darba devēju un tiktu veicināta starpinstitucionālā sadarbība.
Vienlaikus dalībnieki norādīja arī uz vairākiem izaicinājumiem. Prototipa iedzīvināšanai ir nepieciešams mainīt darba organizāciju. Darbiniekiem nepieciešams nodrošināt gan digitālās prasmes attālināto komandu vadībā, gan arī jānostiprina bez papīra dokumentu aprite. Lai gan valsts pārvaldes ēku tīkla sakārtošana un optimizācija nestu finanšu resursu ietaupījumus ilgtermiņā, sākotnēji šāda kopstrādes telpu tīkla attīstība prasītu zināmus ieguldījumus. Tādēļ svarīgi šādu tīklu veidot ciešā sadarbībā ar pēc iespējas plašāku iesaistīto pušu loku.
Dalībnieki atzina, ka šāds risinājums ir aktuāls un dzīvotspējīgs, taču ir jāturpina nodrošināt komunikāciju par “Nākotnes biroja” konceptu, tā būtību un nepieciešamību. Ir jāvelta laiks darbinieku informēšanai, bažu identificēšanai un to mazināšanai.