Attālinātais darbs, tiešsaistes sapulces un elastīga darba vide ir kļuvusi par pašsaprotamu normu. Lai publiskā pārvalde varētu veiksmīgi realizēt modernas darba kultūras attīstību tagad un nākotnē, Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija kopā ar VAS “Valsts nekustamie īpašumi” un citām sadarbības iestādēm, ir izstrādājusi projekta “Nākotnes birojs” konceptu. Projekta mērķis ir nodrošināt vēl ciešāku starpresoru sadarbību mūsdienīgā vidē, atbilstoši augstākajiem kvalitātes standartiem, domājot par fiziskām darba telpām un darbinieku labbūtību. Līdz šim projekta ietvaros ir izveidota rokasgrāmata valsts pārvaldes iestādēm, ievadot nākotnes darba vides attīstībā un izveidē. Tāpat tika realizēts forums-praktikums par efektīvu darba hibrīda modeli. Turpinot attīstīt “Nākotnes birojs” praktisko pieeju, šī gada aprīlī norisināsies sprints, kā ietvaros tiks uzsākts darbs pie ekosistēmu kopstrādes telpu prototipu izveides.
Šodien hibrīdais darba modelis ir kļuvis par galveno darba organizācijas modeli gan privātajā, gan publiskajā sektorā visā pasaulē, un Latvija ir ieņēmusi līderu pozīciju šajā transformācijas procesā. Projekta ietvaros plānots panākt, ka 2027. gadā vismaz 80% valsts pārvaldes iestāžu nodarbināto ir iespēja strādāt hibrīda režīmā. Nākotnes biroja koncepta īstenošana valsts pārvaldē nodrošinātu vairākus skaidri saredzamus ieguvumus. Pirmkārt, tas veicinātu darba fleksibilitāti, kas jebkuram valsts pārvaldes iestādes darbiniekam radītu ne tikai vidi, bet arī iespējas pieslēgties savam darbam gan no attālākām vietām Latvijā, gan arī ārpus tās robežām. Otrkārt, šāda darba pieeja nodrošinātu efektivitātes veicināšanu gan zaļā dzīvesveida attīstībā, gan atšķirīgu resursu izlietošanā, kas tiek izmantoti, lai pilnvērtīgi sekmētu darba iespējas. Treškārt, valsts pārvalde kā darba devējs, kurš seko līdzi attīstības tendencēm, kļūtu ievērojami pievilcīgāks plašajā darba tirgū.
Turpinot pāreju uz “Nākotnes biroju” valsts pārvaldē, aprīlī norisināsies Valsts Kancelejas Inovācijas laboratorijas sprints, kurā Ekonomikas ministrijas izveidoto RIS3 ekosistēmu pārstāvji – no privātā, publiskā un akadēmiskā sektora – strādās pie ekosistēmu kopstrādes telpu prototipu izveides. Sprints norisināsies no 7. līdz 27. aprīlim. Tā ietvaros notiks divas klātienes darba sesijas, un pēc tam komandas strādās patstāvīgi ar Inovācijas laboratorijas pārstāvju atbalstu, pilnveidojot kopstrādes telpu ideju un iespējas, kā to attīstīt nākotnē.
Līdz šim “Nākotnes biroja” darba komanda izveidojusi rokasgrāmatu valsts pārvaldes iestādēm par to, kā attīstīt nākotnes darba vidi. Viens no projekta aspektiem, piemēram, paredz to, ka strādāt publiskajā sektorā iespējams arī, dzīvojot ārpus Rīgas un Pierīgas, piemēram, veidojot kopstrādes telpas reģionos. Rokasgrāmata pieejama šeit.
Tāpat projekta ietvaros 2021. gada nogalē Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija sadarbībā ar VAS “Valsts nekustamie īpašumi” rīkoja plašu tiešsaistes starptautisku forumu-praktikumu “Nākotnes birojs: efektīvs darba hibrīda modelis jau šodien!”. Pasākums pulcēja vairāk nekā 240 publiskā sektora vidējā un augstākā līmeņa vadītājus, kas dalījās ar savu pieredzi hibrīdmodeļa darba ieviešanā un efektīvā īstenošanā. Forumu iespējams noskatīties šeit.
Pasākumā tika īstenotas arī praktiskas nodarbības vadītājiem, kurās tie varēja izstrādāt sev piemērotākos prototipus. Nodarbības norisinājās četros tematiskajos blokos:
- Labbūtība: publiskā pārvalde darbojas sabiedrības labā un kalpo tās interesēm, tāpēc rūpes par publiskajā pārvaldē nodarbināto labbūtību ir neatņemama efektīvas resursu pārvaldības stratēģijas sastāvdaļa.
- Pārmaiņu vadība un komunikācija: publiskā pārvalde funkcionē efektīvi, ja tajā ir attīstība un mērķtiecīgi pielietota komunikācija, ieklausoties darbinieku vajadzībās, attīstot komunikācijas prasmes, apgūstot jaunus komunikācijas rīkus un nepārtraukti meklējot labāko veidu, kā tikt sadzirdētam.
- Pašizaugsme: nākotnes birojam, tāpat kā jebkurai iestādei publiskajā pārvaldē, jātiecas kļūt par “organizāciju, kas mācās” – organizāciju, kura pastāvīgi audzē savu kapacitāti.
- Darba vide un telpa: vide, kurā atrodamies, ietekmē gan publiskajā pārvaldē nodarbināto darba kvalitāti, gan arī pieredzi, ko publiskās pārvaldes klienti – iedzīvotāji – gūst, izmantojot valsts pakalpojumus. Nākotnes biroja darba videi ir jāveicina efektivitāte un pašai jābūt efektīvai: no enerģijas un citu resursu izmantošanas viedokļa, no ekoloģijas viedokļa, no pieejamības un ērtuma viedokļa.
2021. gada aprīlī Valsts kancelejas Inovācijas laboratorija sadarbībā ar VAS “Valsts nekustamie īpašumi”, Finanšu ministriju, Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministriju, Lauku atbalsta dienestu, Ekonomikas ministriju, Gulbenes novada pašvaldību, Valsts ieņēmumu dienestu un Valsts darba inspekciju uzsāka darbu pie valsts pārvaldes “Nākotnes biroja” koncepta izstrādes. Šajā Inovācijas laboratorijas sprintā tika iesaistīti vairāk nekā 100 dalībnieku no valsts pārvaldes un pašvaldību iestādēm, lai apzinātu valsts pārvaldes un pašvaldību darbinieku un vadītāju vajadzības, viedokļus un skatījumus, un kopradē ar lietotājiem izstrādātu risinājumus. Lai izprastu esošās darba vides izaicinājumus un izstrādātu “Nākotnes biroja” koncepta elementus un prototipus, sprinta laikā tika organizētas 24 darbnīcas ar lietotājiem un 17 intervijas ar augstākā līmeņa vadītājiem.